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Comment Creer Un WBS

Comment construire une structure WBS (Word Breakdown Structure)

Un WBS ou structure WBS (Work Breakdown Structure) définit les objectifs d'un projet à tous ses niveaux de détail. Chaque niveau représente les composants mesurables qui doivent être fabriqués ou achevés afin d'atteindre l'objectif final, à savoir la réalisation et la livraison du produit. Le WBS a une structure hiérarchique : l'objectif situé en haut de la structure (niveau 1)représente l'ensemble du projet, alors que les niveaux inférieurs découpent le projet en composants et sous-composants de manière de plus en plus détaillée.

Lors de la mise en place d'un WBS, il est important d'éviter de reproduire une structure de type organisationnelle ou fonctionnelle, dans la mesure où celles-ci ne sont pas fondées sur les résultats à atteindre. Les objectifs définis à tous les niveaux du WBS doivent au contraire représenter des résultats ou des livrables mesurables, en d'autres termes les composants du produit final à livrer au client à l'aboutissement du projet.

Le WBS doit donc impérativement se limiter à définir les produits, sous-produits et services directement liés à ces résultats et livrables.

La première étape de la gestion d'un projet consiste à créer le WBS. C'est en effet sur cette structure que se fonde toute la planification des processus et des échéances du projet. Ainsi, une fois le WBS mis en place, minutieusement vérifié et au besoin rectifié, il devient le document de référence servant à déterminer tous les processus requis pour mener à bien chacun des objectifs, leurs coûts anticipés et leur calendrier.

Bien que le WBS soit créé tout au début du processus de planification, il est nécessaire de le passer en revue à intervalles réguliers au cours de la réalisation du projet pour y consigner toute modification du calendrier des différentes activités, des coûts anticipés ou des coûts réels. A moins d'un changement de direction radical remettant en cause la nature même du produit à livrer, les objectifs du projet restent toutefois inchangés du début à la fin du projet.

Etant donné que l'objectif principal, à savoir le produit à livrer, est toujours la première donnée connue au démarrage d'un nouveau projet, une approche de haut en bas de type organigramme se prête particulièrement bien à la définition des objectifs. La construction du WBS à partir du 2ème niveau requiert que les planificateurs considèrent avec attention tous les résultats à atteindre, en approfondissant chaque niveau à tour de rôle. Ce n'est donc qu'une fois le niveau 2 étudié dans tous ses détails que le niveau 3 peut être abordé, en appliquant la même logique de niveau en niveau jusqu'à ce que la totalité de la structure WBS soit mise en place, avant de passer à la phase de vérification.

Le nombre de niveaux à envisager dépend de plusieurs facteurs, dont la complexité du projet, la taille du budget et les exigences du client en termes de visibilité et de traçabilité. Chacun des niveaux peut être géré par un responsable différent, suivant la position hiérarchique du niveau dans la structure WBS.

Une fois le projet démarré, le WBS cesse de servir d'outil de planification pour devenir un outil de suivi. Durant la phase d'exécution, une vue à trois niveaux du WBS donne généralement suffisamment de détails pour permettre aux cadres dirigeants d'identifier les problèmes potentiels en temps utile. Le WBS permet donc à chacun des intervenants de ne visionner que le volume de données qui lui est nécessaire selon sa fonction, évitant ainsi toute tendance à la micro-gestion.

Le chef de projet quant à lui devra probablement visionner les niveaux inférieurs au niveau 3, particulièrement s'il s'agit d'un projet complexe. Cette décomposition permettra aussi à chaque chef d'équipe de suivre attentivement la progression des tâches dont il ou elle a la responsabilité. Le niveau le plus bas du WBS consiste en "unités de travail" représentant les activités et les objectifs de petites équipes chargées de tâches très concrètes.

Les unités de travail du niveau le plus pas du WBS sont consolidées en sous-résultats ou sous-produits, lesquels font partie de produits plus importants entrant dans la composition du produit final défini au niveau le plus haut de la structure WBS.

Chaque élément ou composant du WBS se voit allouer un calendrier et un budget, dont le suivi peut être assuré tout au long de la durée de vie du projet, permettant ainsi l'identification des problèmes en temps utile, et leur résolution en termes de modification des processus impliqués ou d'allocation de ressources supplémentaires.

La considération attentive des objectifs à atteindre durant la mise en place du WBS est donc essentielle pour assurer une gestion optimale du projet durant sa phase d'exécution.

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